Légalisation, apostille et traduction : que faire de vos documents ?

Trois notions à ne pas confondre

• La traduction rend le contenu lisible dans la langue de l’autorité qui le reçoit. Selon l’autorité, une traduction simple suffit ou une traduction assermentée est exigée.
• La légalisation confirme, par une chaîne d’autorités, que la signature et la qualité de l’agent qui a signé le document sont authentiques.
• L’apostille remplace cette chaîne par un cachet unique, mais uniquement entre pays parties à la Convention de La Haye sur l’apostille.

Dans quel ordre procéder ?

Le principe général : on fait d’abord authentifier le document d’origine (légalisation ou apostille), puis on le fait traduire, afin que la traduction couvre aussi les cachets et mentions ajoutés. Certaines autorités acceptent un autre ordre : demandez-leur ce qu’elles exigent avant d’engager des frais.

Ne traduisez jamais un document dont l’original est susceptible d’être refusé : une traduction ne corrige pas un original non conforme.

Apostille ou légalisation : comment savoir ?

Tout dépend du pays qui a délivré le document et du pays qui le recevra. Si les deux sont parties à la Convention de La Haye, l’apostille suffit. Sinon, il faut en général passer par la légalisation, souvent auprès du ministère des Affaires étrangères du pays d’origine puis de l’ambassade ou du consulat du pays de destination.

La liste des États parties est tenue à jour par la Conférence de La Haye de droit international privé : consultez-la plutôt qu’une liste recopiée sur un forum.

Les erreurs qui coûtent le plus cher

• Faire traduire avant d’avoir authentifié le document, puis devoir recommencer la traduction.
• Envoyer une copie simple alors que l’autorité demande une copie certifiée conforme.
• Ne pas vérifier l’orthographe des noms : elle doit correspondre exactement à celle du passeport.
• Confier ses originaux à une personne rencontrée en ligne qui promet de « tout arranger ».

Questions sur ce sujet

L’apostille est-elle valable dans tous les pays ?

Non. Elle n’est reconnue qu’entre pays parties à la Convention de La Haye. Pour les autres, c’est la légalisation qui s’applique. Vérifiez la liste officielle des États parties avant d’engager la démarche.

Faut-il toujours une traduction assermentée ?

Non. C’est l’autorité qui reçoit le document qui décide si une traduction simple suffit. Demandez-lui par écrit ce qu’elle accepte : c’est la seule information qui fait foi.

3M TRAVEL AGENCY peut-elle légaliser ou apostiller mes documents ?

Nous vous aidons à identifier la formalité qui s’applique et à préparer vos pièces. La légalisation et l’apostille sont délivrées par des autorités ; nous ne les remplaçons pas. Ce que nous faisons et les éventuels frais sont confirmés par écrit avant tout paiement.

Combien de temps faut-il prévoir ?

Le délai dépend des autorités concernées et de la période. Commencez ces démarches très tôt, avant de fixer une date de dépôt ou de départ, car elles ne peuvent pas être accélérées de façon fiable.

Informations vérifiables avant toute démarche

• Les documents et informations à fournir sont confirmés selon la destination et la procédure.
• Les décisions d’employeurs, d’agences partenaires et d’autorités compétentes ne sont pas garanties par 3M TRAVEL AGENCY.
• Les actions sensibles sont contrôlées par une personne habilitée.